Progiciel de gestion intégré SAP/Les différents modules SAP

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Il existe trois familles de modules fonctionnels dans la version SAP R/3 : logistique, finance et ressources humaines.

Chaque famille de modules se décompose en plusieurs sous-modules.

Modules Logistique

Ainsi dans la famille logistique, on compte les modules suivants :

• MM (Material Management - Gestion des Articles) : ce module gère un ensemble de flux en relation avec les stocks et les approvisionnements. Il permet notamment de gérer les achats, les mouvements de stocks, la réception des marchandises et de faire un suivi des articles (stockés et non stockés) et des services. Il permet ainsi de suivre les besoins et les réapprovisionnements, et de faire les inventaires. Grâce à ce module, l'entreprise peut également contrôler les factures et les commandes de biens et de services, mais également faire le reporting sur ses achats et ses stocks.
• PP (Production Planning - Gestion de la production) : ce module permet de planifier et de contrôler les activités de la production comme la planification des besoins (MRP), la planification pour différents types de fabrication, la planification de la production et des ventes, le calcul de besoins et le calcul du coût de revient des produits. Il permet ainsi de suivre la production de l’entreprise.
• LES (Logistic Execution System) : il permet la gestion des transports et des frais de transports.
• SD (Sales and Distribution - Administration des ventes) : ce module concerne l’ensemble des activités relatives à la vente, la livraison et la facturation client : on y gère les appels d'offre, les offres, les contrats, les commandes clients, les livraisons, la facturation, les remises et autres déterminations de prix.
• WM (Warehouse Management) : il permet de gérer les mouvements physiques des produits et des composants, au sein de l'entrepôt et à l'extérieur, en offrant la gestion multi-sites. Ainsi il répertorie les activités de réception des marchandises, rangement, préparation de commandes et expédition, tout en assurant la traçabilité des produits (gestion des contenants/étiquette, des codes barres...) ainsi que la gestion des inventaires. De plus, SAP WM offre certaines fonctionnalités telles que la gestion des emballages, la gestion de la qualité, le pilotage des ordres de transfert ou même la gestion des ressources de manutention.
• PM (Plan Maintenance - Gestion de maintenance ou EAM - Enterprise Asset management) : il permet de gérer la planification, le traitement ainsi que l’exécution des tâches liées à la gestion de la maintenance, notamment la gestion des demandes d'intervention et des ordres de maintenance et de suivre les réparations. Il regroupe un historique de tout ce qui a été fait, et permet d’assurer le suivi des coûts et des ressources liées à la gestion de la maintenance. Les principales composantes du module sont le traitement des tâches non planifiées, la gestion des services, l’avis de maintenance par date ou par compteur, la planification de la maintenance et le système d’information (reporting).
• CS (customer services) : il regroupe la gestion de la maintenance et la gestion des services
• QM (Quality Management - Gestion de la qualité) : il permet de gérer la planification, le suivi, ainsi que la maitrise de la qualité dans le domaine de l’approvisionnement et de la production avec ceci le contrôle qualité, la planification de la qualité et les plans d'inspection.
• PS (Project Systems - Gestion des projets) : ce module permet à l’entreprise de gérer la planification, le contrôle et le suivi de projets : plannings et structuration des projets, prévisions annuelles de la trésorerie et des ressources, maîtrise de la qualité, gestion des temps.
• EH&S : ce module concerne la gestion des données liées à l’hygiène industrielle.
• Gestion des risques : rapporte notamment les informations pour les transports de produits dangereux, ou l’étiquetage et ce qui a été fait en ce qui concerne ces produits.
• Gestion de l’environnement
• PLM (Product Life-cycle Management) : il permet la gestion de cycle de vie des produits.

Modules Finance

Dans la famille finance se trouvent les modules suivants :

• FI (Financial - Finance) : il permet de gérer et de représenter toutes les données de la comptabilité. Ce module comprend la comptabilité générale (FI-GL - General Ledger), la comptabilité fournisseur (FI-AP - Accounts Payable), la comptabilité client (FI-AR - Accounts Receivable), la comptabilité bancaire (FI-BL - Bank Ledger), la comptabilité de gestion des déplacements (FI-TV - Travel), et la comptabilité des immobilisations (FI-AA - Assets Accounting). Il s’agit de la comptabilité auxiliaire. Elle centralise ses écritures dans la comptabilité générale (FI-GL) qui elle produit les états financiers et de synthèse (reporting, bilan, compte de résultat, etc…) : il s’agit du sous-module de consolidation (EC-CS).
• CO (Controlling - Contrôle de gestion) : ce module gère et représente toutes les données de la comptabilité analytique et de la comptabilité budgétaire. Il se décompose lui-même en quatre blocs :

CO-OM : il permet le contrôle des frais généraux.

CO-PC : il concerne le contrôle des coûts par produit notamment en calculant le coût de revient par produit.

CO-PA : il permet d’analyser les comptes de résultat par segment de marché. C’est un outil d’analyse et non un outil comptable. En effet, il se base sur des composantes de valeurs et non sur des comptes comptables. Une autre de ses fonctionnalités est la construction budgétaire. CO-PA permet d’analyser les résultats et profits et d’évaluer une estimation des ventes et du résultat.

CO-PCA : il s’agit d’un module de comptabilité par centre de profits. Il permet de présenter des données du bilan et du compte de résultat par centre de profits.

Exemples de sous-modules :

• CO-OM : Contrôle des frais généraux,

o    CO-OM-CEL : Comptabilité des natures comptables,

o    CO-OM-ACT : Gestion des types d'activités,

o    CO-OM-STA : Gestion des ratios statistiques,

o    CO-OM-CCA : Comptabilité analytique des centres,

o   CO-OM-ABC : Activity-Based Costing,

o    CO-OM-OPA : Ordres de frais généraux,

o    CO-OM-PRO : Projets de frais généraux,

o    CO-OM-IS : Système d'information,

• CO-PC : Contrôle des coûts par produits,

o    CO-PC-PCP : Calcul du coût de revient par produit,

o    CO-PC-OBJ : Calcul analytique des supports de coûts,

o   CO-PC-ACT : CCR réel/ledger articles,

o    CO-PC-IS : Système d'information du contrôle des coûts de produit,

• CO-PA : Compte de résultat et analyse par segment de marché,
• EC-PCA : Comptabilité des centres de profits.
• TR (Treasury) : Concerne la trésorerie et la gestion financière. Ce module permet la gestion des flux de trésorerie et la gestion des paiements.
• IM (Investments Management) : il permet la gestion de tous les investissements financiers de l’entreprise.
• CATS (Cross Application Time sheet) : Ce module est une feuille de saisie des temps, des dépenses et des frais, permettant de relier les différents modules.
• BW (Business Information Warehouse) : il s'agit d'une solution d'informatique décisionnelle, d'analyse et de reporting pour l'entreprise. Il permet le stockage des données. Celles-ci peuvent ensuite remonter aux utilisateurs via un reporting. Il permet également d’établir le processus budgétaire de l'entreprise.
• Module CLM (Cash & Liquidity Management – Gestion de trésorerie) : ce module permet de gérer la planification, le suivi, ainsi que la maitrise de la trésorerie de l’entreprise : prévision de trésorerie, gestion de liquidité et équilibrage des comptes.

Module Ressources Humaines

La famille ressources humaines ne contient que le module HR (Human Resources - Ressources Humaines). Il permet la gestion des données de base du personnel, ce qui permet à l'entreprise d'effectuer un suivi du temps de travail, des carrières, de suivre et organiser le recrutement du personnel, l'embauche et la planification du personnel. C’est également à travers ce module que l’entreprise peut gérer la paie, les demandes et frais de déplacement et effectuer la gestion des compétences, la budgétisation des coûts de personnel et faire le reporting.

Ce module est composé de deux blocs :

• PA : il rassemble tout ce qui concerne la gestion de la rémunération et des prestations, la gestion des employés, les primes d’intéressement, la gestion de la paie, le suivi du temps du travail, le suivi des frais de déplacement.
• PD : il rassemble tout ce qui concerne la gestion des compétences avec la gestion structurelle des ressources humaines de l'entreprise, la planification des réservations de salles, la gestion des séminaires et conférences, la gestion de la workforce, le recrutement de personnel, la budgétisation des coûts de personnel et faire le reporting, l’accès intranet des employés et des manageurs ainsi que la gestion des formations.

SAP propose aussi un module « HR Optimisation » dédié principalement aux activités de services où les salariés n’ont pas d’heures fixes. Cela permet donc de gérer entre autres le planning des salariés pour ajuster au mieux la répartition du personnel. Ce module permet également de saisir les heures effectuées pour l’émission des rémunérations.

Exemples de sous-modules :

·        PA - Données de base personnel,

·        PA-BEN - Gestion de la rémunération,

·        PA-EMP - Gestion des employés,

·        PA-INW - Primes d'intéressement,

·        PA-PAY - Gestion de la paie,

·        PA-TIM - Suivi du temps de travail,

·        PA-TRV - Suivi des frais de déplacement,

·        PD - Gestion des compétences,

·        PD-OM - Gestion de la structure HR de l'entreprise,

·        PD-PD - Suivi des carrières,

·        PD-RPL - Planification des réservations de salle,

·        PD-SCM - Gestion des séminaires et conférences,

·        PD-WFP - Gestion de la workforce,

·        PB - Recrutement de personnel,

·        ESS - Employee self-service (accès intranet pour les employés),

·        MSS - Manager self-service,

·        TEM - Gestion des formations et évènements.

Les points d’intégration entre les modules SAP

SAP est un progiciel de gestion intégré (ERP), il est composé de plusieurs modules (FI, CO, MM, SD, PP, PM…), chaque module traite un métier bien défini dans la société, par exemple le module FI est utilisé pour tenir la comptabilité, le module MM pour gérer les achats et les stocks etc.

Les modules SAP sont intégrés entre eux, c’est-à-dire qu’une donnée peut être créée dans un module et ensuite utilisée dans un autre module (les données sont partagées par plusieurs modules).

Ces modules ont des points communs. De ce fait, un module peut générer automatiquement des enregistrements dans un ou plusieurs autres modules.

Liste de quelques points d’intégration entre les principaux modules SAP :

• Intégration entre le module FI et le module CO

- Les écritures de charges et de produits du module FI doivent spécifier un objet dans le module CO (centre de coûts, centre de profit…) qui recevra les données concernant les coûts et les produits.

- Les écritures de charges dans le module FI entraînent des imputations de coûts dans CO. Ces écritures de charges dans le module FI peuvent être des écritures manuelles ou avoir été initiées par le biais d’écritures dans la comptabilité fournisseurs, ou d’enregistrements d’amortissements dans la Comptabilité des immobilisations (FI-AA).

- Les écritures de produits dans le module FI engendrent des imputations dans le module CO, et plus particulièrement dans CO-PA (Analyse du compte de résultat) et CO-PCA (Comptabilité des centres de profit).

- Dans le sens inverse (CO –> FI), différentes situations dans le module CO entraînent la création d’écritures dans FI telles que :

Des enregistrements de mouvements de marchandises sur compte de stocks résultant de la livraison de produits finis de la production ;

Imputation de coûts d’investissement suite à la création d’immobilisations.

À partir de la version ECC 6.0 de SAP, le rapprochement des écritures entre le module CO et le module FI se fait automatiquement grâce au Nouveau Grand Livre (New General Ledger) apporté par cette nouvelle version.

• Intégration entre le module FI et le module MM

- A chaque mouvement de stock passé dans le module MM, une écriture comptable de stock est générée automatiquement dans le module FI, la transaction OBYC est la transaction de paramétrage qui détermine les comptes à débiter et à créditer en fonction du mouvement effectué (Entrée, sortie, transfert…).

- Les factures fournisseurs en référence à une commande d’achat sont nommées des factures logistiques puisqu’elles sont créées dans le module MM : l’’écriture comptable (dans FI) est générée automatiquement suite à l’enregistrement de la facture logistique (dans MM).

• Intégration entre le module FI et le module SD

- Les factures clients, les livraisons et les sorties de marchandises créées au niveau du module SD génèrent des écritures comptables de façon automatique dans le module FI sur la base du paramétrage effectué au niveau de la transaction VKOA. 

• Intégration entre le module FI et le module PM

- Un équipement créé dans le module PM (Gestion de maintenance) peut générer automatiquement la création d’une fiche immobilisation dans le module FI, afin de suivre la valeur et calculer et comptabiliser les amortissements concernant ces équipements.

• Intégration entre le module CO et le module MM

- Une opération de sortie de marchandises peut entraîner une imputation de coûts dans le module CO sur n’importe quel objet spécifié (p.ex. centre de coûts, ordre de fabrication, ordre interne).

- D’un autre point de vue, le module CO peut entraîner la création d’une imputation au compte de stock (dans MM) suite à la livraison de produits finis de la production.

- Le calcul du coût de revient (CCR) par produit créé dans le module CO peut mettre à jour les zones de prix des fiches articles dans le module MM.

- La création de commandes dans le module MM (Transaction ME21N) peut générer des écritures d’engagement dans le module CO (Transaction KOB2), cet engagement devient ‘Réalisé’ dans le module CO (Transaction KOB1) lorsque la commande d’achat est réceptionnée dans le module MM (Transaction MIGO).

• Intégration entre le module CO et le module SD

- Le module Administration des ventes (SD) représente une source importante d’écritures de produits dans le module CO par le biais des documents de facturation.

- Une commande client SD peut également être utilisée conjointement avec le scénario de fabrication unitaire à la commande dans le module CO en vue de suivre les coûts et les produits et d’analyser la rentabilité d’une commande SD.

• Intégration entre le module CO et le module PP

- Les nomenclatures et les gammes qui sont créées dans le module PP (Planification de la production) peuvent être utilisées dans la composante contrôle des coûts par produit du module CO.

- Les ordres de fabrication du module PP constituent un type de support de coûts permettant de suivre et de contrôler les coûts de fabrication dans le calcul analytique des supports de coûts.

• Intégration entre le module MM et le module PM

- Les demandes d’achat (MM) portant sur des articles non stockés peuvent être créées directement à partir de l’ordre de maintenance (PM), ensuite la demande d’achat est convertie en commande d’achat (MM), et lorsque cette commande est réceptionnée (MM) le coût est imputé dans l’ordre de maintenance (PM).

- Pour les articles stockés (MM), la réservation de stock peut être créée à partir de l’ordre de maintenance (PM), et l’article sort du stock (MM) et il est affecté à l’ordre de maintenance suite à cette réservation (PM).

- On peut créer aussi des demandes d’achat (MM) pour les services à partir d’un ordre de maintenance (PM).

• Intégration entre le module HR, le module FI et le module CO

- Les composantes de la gestion du personnel (HR) peuvent générer différents types d’imputation de coûts dans le contrôle de gestion, notamment la paie et les prestations, elles génèrent aussi les écritures comptables de la paie pour le module FI.

- Le système du personnel vous permet d’imputer le coût du travail à différents objets du module CO.

- Les coûts pré-budgétés du personnel peuvent être transférés dans le module CO sous la forme de saisie dans la pré budgétisation.

• Intégration entre le module MM, le module FI et le module CO

- Lors de l’achat d’articles consommables non gérés en stock (MM), une dépense est enregistrée sur le compte général (FI). Parallèlement, la dépense est imputée en tant que coût au centre de coûts (ou à un autre objet dans CO) pour lequel les articles ont été achetés.

• Intégration entre le module MM, le module QM et le module FI

- Lors de la réception de marchandises commandées (MM), le système appose le statut ‘Contrôle qualité’ à l’article acheté pour qu’il ne soit pas possible de l’utiliser (vente ou production) avant de passer le contrôle de qualité (QM), si le contrôle de qualité est validé le stock passe en statut ‘Libéré’ et il peut être utilisé sinon le stock est ‘Bloqué’.

- Au moment de la facture (MM & FI), si le contrôle qualité n’a pas été validé (QM), le système bloque la facture fournisseur au paiement (FI).

- Dans la fiche article (MM), des vues concernant la qualité (QM) peuvent être créées.