Gestion des documents d'entreprise/Le partage d'écriture
Partage d'écriture collectif
[modifier | modifier le wikicode]Dans la gestion des documents d'entreprise, il y a une partie concernant le partage d'écriture.
Le partage d'écriture professionnel (informations diverses et travaux professionnels) est important pour la communication et l'efficacité de l'entreprise.
Grâce à différents outils, on peut faire un partage d'écriture collectif :
- logiciels collaboratif (Groupware)
- Intranet
- logiciels sur Internet
Les salariés peuvent créer, partager et/ou modifier des fichiers professionnels (exemple : agenda, fichiers word, excel) en temps réel. Ce partage permet d'améliorer la communication interne au sein de l'entreprise.
Ces outils de partage d'écriture permettent également de partager des fichiers entre les différents services ou entre les salariés et les managers ou entre collaborateurs. Les documents partagés peuvent servir par la suite à différentes tâches pour les salariés.
Par exemple:
Dans de nombreuses entreprises des dossiers de partage "Commun" est mis en place sur le réseau de l'entreprise ou Intranet.
Ces dossiers de partage sont accessibles par tous les salariés, qui ont accès au réseau d'entreprise. Ils peuvent mettre en commun de nombreux documents. Ils peuvent les lire, les modifier et les partager.
Pour un partage spécifique entre certains services comme, par exemple, le service comptabilité et le département du contrôle de gestion, un dossier commun à ces deux services est créé afin qu’ils puissent travailler et partager en ensemble des documents de gestion.
Les dossiers financiers sont souvent confidentiels, donc ils nécessitent des droits d'accès. Seuls les salariés ayant un droit d'accès à ces dossiers pourront les voir sur le réseau partagé de l'entreprise.
Le partage de dossiers, à travers le réseau de l'entreprise, permet aux personnes d'échanger et de communiquer leurs écritures, leurs documents tout en collaborant avec leurs collègues.
Cet échange collectif permet de partager, de travailler ensemble et d'apporter ses connaissances et ses compétences, même de l'autre côté de la planète.
Rédaction collective
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La rédaction collective permet de rédiger, d'écrire et/ou de modifier ou corriger un document collectivement. Cette rédaction collective permet d’être coopératif et collaboratif.
La rédaction collective sur Google Docs
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Google Docs est un service de Google qui permet de travailler en équipe sur des documents partagés en temps réel. Le service proposé par Google est innovateur, la rédaction collective en temps réel permet de gagner du temps et permet d'échanger beaucoup plus facilement.
C'est également un service de stockage en ligne. L'utilisateur peut accéder à tous ses documents n’importe où et n’importe quand. Ce service est sécurisé, l'utilisateur choisit avec quel(s) autre(s) utilisateur(s) il souhaite partager le document. Pour utiliser Google docs, l'utilisateur doit avoir un compte Gmail.
Pour voir une démonstration d'une rédaction collective via Google Docs, cliquez sur le lien suivant: Google Docs
La rédaction collective sur Word
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La rédaction collective via Word permet à un utilisateur de modifier un document Word sans directement le modifier.
Par exemple, une personne rédige un compte rendu qu’il envoie à ses collègues et son supérieur pour validation. Si ses collègues ont des suggestions ou des modifications à apporter, la fonction modification de Word permettra de le faire.
Dans Word, il existe une "commande" qui permet d'insérer des commentaires ou de faire un suivi des modifications avant l'envoi à une personne.
Pour que cet exemple soit plus visuel et compréhensible, nous l'illustrerons dans l'exercice : Rédaction collective sur Word
