Leçons de niveau 15

Tableur EXCEL/Liaison

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Liaison
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Chapitre no 10
Leçon : Tableur EXCEL
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Tableur EXCEL/Liaison
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Sommaire

Liaison par les noms[modifier | modifier le wikicode]

  • Les cellules ou plages de cellules peuvent être nommées
    • Sélectionner une plage
    • Définir un nom
    • Vérifier adressage relatif ou absolu
  • Les fonctions peuvent s'appliquer aux cellules ou plages nommées
    • utilisation standard = fonction(plage)
    • utilisation via nom = fonction(plage nommée)

Plus qu'une référence absolue, un nom donné à une cellule, ou mieux à une plage de cellules, permet de manipuler les données de façon plus compréhensible. Ce nom pourra être utilisé, à l'avenir, dans les formules de façon absolue, s'il s'agit d'une cellule unique, ou même relative pour un groupe de cellules. Il pourra surtout être utilisé comme argument dans une fonction.

Liaison par les cellules[modifier | modifier le wikicode]

  • Le Classeur
    • Un classeur EXCEL est un fichier Windows
    • Chaque classeur gère des feuilles de calcul ou de graphe
  • La liaisons dynamique (=cellule liée)
    • Liaison dans la même feuille ==> =B2
    • Liaison dans le même classeur ==> ='liaisons feuilles'!D3
    • Liaison via un autre classeur ==> ='[démonstrations 8 sources pour liaisons.xlsx]liaisons cellules'!C2
  • Actualisation des données
    • Directe si cellule liée via même feuille ou même classeur
    • Si cellule liée via classeur différent
      • Directe si les 2 classeurs sont ouverts
      • Avec alerte si le classeur source a été modifié alors que le classeur cible était fermé

Leçon sur les liaisons Excel[modifier | modifier le wikicode]

I) Qu’est-ce qu’une liaison ?[modifier | modifier le wikicode]

La liaison est un lien entre cellules, feuilles ou classeurs indiqué par une ou plusieurs références.

Il existe les références internes et les références externes

II) Pourquoi faire une liaison ?[modifier | modifier le wikicode]

La liaison nous est utile dans certains cas, par exemple lorsque l’on doit travailler sur plusieurs fichiers, et qu’ils doivent être mis à jours, régulièrement. Le classeur qui aura la liaison, aura ses données mis à jour automatiquement, avec la même présentation, mise en forme etc. …

III) Comment faire des liaisons, les modifier et les supprimer[modifier | modifier le wikicode]

a) La création des liens[modifier | modifier le wikicode]

Un lien est créé à chaque fois que nous créons une formule avec des références provenant :

♦ D'autres cellule

D’autres feuilles (il faut sélectionner l’onglet de la feuille source où l’on souhaite trouver la donnée à relier puis sélectionner la cellule)

D’autres classeurs (il faut ouvrir un classeur et sélectionner l’onglet de la feuille source  puis la cellule de la feuille voulue)

D’autres fichiers, qui peuvent se trouver sur notre ordinateur, ou sur le Web

On commence par saisir le signe « = » dans une cellule après l’avoir sélectionné (cellule active).

b) La modification des liens[modifier | modifier le wikicode]

Voir grand 8

c) La suppression des liens[modifier | modifier le wikicode]

Voir grand 5 (rompre un lien)

IV) Les différents types de liaisons par référence interne :[modifier | modifier le wikicode]

a) Liaisons entre cellules[modifier | modifier le wikicode]

Cellules de mêmes feuilles :[modifier | modifier le wikicode]

Dans une cellule active on tape le signe « = » et on sélectionne la cellule où la donnée significative se trouve pour pouvoir créer une liaison et de ce fait reporté l’information.

Ex : Dans la cellule A1, on a le chiffre 5 et on souhaite le reporter dans la cellule A3.

On sélectionne la cellule A3 et on la rend donc active on tape « = » dans la barre de formule « fx » et on vient sélectionner la cellule A1, on appuie sur entrée.

En A3 on retrouve « =A1 ».

On peut aussi sélectionner une plage de cellules et lui donné un nom, on effectue les même étapes, mais cette fois avec le nom de la plage de cellules.

Ces étapes marchent aussi avec les fonctions, par exemple la fonction somme.

b) Liaisons entre feuilles :[modifier | modifier le wikicode]

Cellules feuilles différentes:[modifier | modifier le wikicode]

Dans une cellule active on tape le signe « = » et on sélectionne la feuille où la cellule qui concerne la donnée significative se trouve pour pouvoir créer une liaison et de ce fait reporté l’information.

Ex : Dans une cellule A1 de la « Feuill1 », on a le nom « JeanAstronaute » et on souhaite le reporter dans la « Feuill2 » en cellule D1.

On sélectionnera la cellule de destination « D1 », on tapera dans la barre de formule « fx » un « = » pour commencer et ensuite on sélectionnera l’onglet « Feuill1 » puis la cellule source « A1 » et on appuiera sur entrée.

En D1 de la feuille 2 on aura donc « = Feuil1!A1 » ou si l’on a renommé la cellule A1 en « Nom » on aura « =Nom » car la cellule sera à caractéristique unique.

V) Les différents types de liaisons par référence externe :[modifier | modifier le wikicode]

a) Liaisons entre classeurs[modifier | modifier le wikicode]

Nous pouvons lier les données entre classeurs différents, le principe est très proche de celui du lien entre feuille différentes d’un même classeur excepté que les classeurs sont deux fichiers distincts.

La liaison entre classeur nous permet d’’utiliser des informations qui se trouvent dans un autre classeur.

La manière la plus courante est  d’utiliser cette façon de faire :

Il faut ouvrir deux classeurs Excel en ouvrant un premier fichier, en cliquant sur « fichier », « ouvrir» et en sélectionnant le classeur à ouvrir.

Dans une cellule par exemple A3 on écrit :

« = » On ouvre l’autre classeur, et l’on clique sur une cellule.

(Exemple avec un classeur « TEST » et « Liaison »)

This file is used for the lesson of the "liaison".

Quand l’autre classeur est fermé la formule devient :

This file is used for the lesson of the "liaison".

Il faudra alors rouvrir le classeur si l’on souhaite mettre les liaisons à jours, le message suivant apparaitra :

This file is used for the lesson of the "liaison".

Si l’on clique sur Mettre à jour, alors les données seront mise à jours, sinon non. Si les deux classeurs sont ouverts en même temps, les données seront mises à jour automatiquement.

On peut retrouver les liens entre classeurs dans l’onglet « données », et « modifier les liens »

This file is used for the lesson of the "liaison".

Attention: Il faut que les deux classeurs soient ouverts dans le même programme. 

Exemple :

Deux Excel d’ouverts ce n’est pas bon !

This file is used for the lesson of the "liaison".

Un Excel avec deux classeurs cela est bon !

This file is used for the lesson of the "liaison".

Pour passer d’un classeur à l’autre si votre écran est trop petit où qu’il y ait beaucoup trop de classeurs d’ouverts, vous pouvez aller dans :

Affichage         →          Changer de fenêtre         →         Choisir son classeur

This file is used for the lesson of the "liaison".

Attention: ll ne faut pas modifier l’emplacement du fichier

b) Liaison avec Power point[modifier | modifier le wikicode]

Lien entre feuille de calcul et PowerPoint :[modifier | modifier le wikicode]
Une feuille entière :[modifier | modifier le wikicode]

La liaison des données d’une feuille de calcul Excel dans un fichier de type Power Point est possible. De plus, si les données changent vous pouvez également les mettre à jour.

Il s’agit de lier les données Excel (tableau, graphiques…) pour le plus souvent les mettre à jour plus rapidement.

Dans votre présentation PowerPoint, il faut aller dans l’onglet « Insertion » puis cliquer sur « Objet ».

Une boite de dialogue s’affiche comme suit :

This file is used for the lesson of the "liaison".

Il faut sélectionner « A partir d’un fichier », il faut cliquer ensuite sur parcourir et rechercher le classeur voulu pour lier les données à votre présentation.

Une fois le fichier sélectionné, cochez la case « liaison » et cliquez sur « Ok »

Des données précises :[modifier | modifier le wikicode]

Dans le classeur Excel, il faut sélectionner la plage de données à copier, puis cliquer sur copier et ensuite retourner sur le fichier power point, sélectionner le slide concerné, faites un clic sur « Coller » dans l’onglet « Accueil » et prenez « Collage spécial ».

Une boîte de dialogue s’affiche dans le collage spécial, il faut sélectionner « Coller le lien » et dans en tant que, il faut sélectionner « objet de feuille de calcul Microsoft Excel »

Cliquez sur « OK »

a) Comment trouver et lister toutes les liaisons (références externes et internes) dans Excel?[modifier | modifier le wikicode]
Avec la commande « Rechercher » :[modifier | modifier le wikicode]

Il faut faire appuyer sur la touche CTRL et la touche F en même temps, cela affiche une boîte de dialogue et en cliquant sur option on obtient un affichage comme suit :

This file is used for the lesson of the "liaison".

S’il s’agit d’une liaison externe on commence par saisir « [ » dans la barre correspondant au « rechercher ».

Pour afficher les liaisons externes et internes il faut mettre un « ! » dans la barre « rechercher ».

Ensuite dans la liste déroulante « dans : » on a le choix entre Feuille ou classeur selon si les liaisons recherchées sont internes ou externes, on clique sur « rechercher tout » et soit les références internes ou externes soit les deux s’affiche sous forme de liste dans la boîte de dialogue.

VI) Les liaisons par fonctions internet[modifier | modifier le wikicode]

Excel est doté de fonctions internet. Il existe donc des liens qui renvoient vers des sites internet, vers une autre feuille de calcul ou vers un autre classeur.

Lien vers un site internet[modifier | modifier le wikicode]

Création :[modifier | modifier le wikicode]

On peut créer un lien vers un site internet à partir d’une cellule active Excel.

Dans un premier temps il faut cliquer dans la cellule qui doit contenir le lien hypertexte, puis saisir l’adresse internet.

Ex : je saisis dans la cellule active : https://www.wikiversity.org  ou www.wikiversity.org  

En appuyant sur entrée le lien se convertit automatiquement en lien hypertexte, vous pouvez ensuite cliquer sur le lien pour avoir accès aux sites internet.

Affectation d’un lien :[modifier | modifier le wikicode]

Il faut pour créer un lien utile à partir d’un nom donné dans une cellule, dans un premier temps cliqué sur la cellule.

Il faut ensuite aller dans l’onglet « insertion » puis sur « lien hypertexte », une boite de dialogue s’affiche comme suit :

This file is used for the lesson of the "liaison".

L’onglet « Fichier ou page Web existant(e) » est déjà sélectionné, il faut donc saisir ou copier et coller le lien internet pour limiter les erreurs sur la ligne « adresse » en bas de la boite de dialogue et cliquer sur « Ok » pour valider et créer un lien hypertexte relier à un nom

Ex : Si on clique sur Wikiv cela lancera la page internet  « www.wikiversity.org »

Lien vers une cellule[modifier | modifier le wikicode]

Il faut pour créer un lien à partir d’une cellule active vide.

Il faut ensuite aller dans l’onglet « insertion » puis sur « lien hypertexte », une boite de dialogue s’affiche comme suit :

This file is used for the lesson of the "liaison".

Il faut aller sur l’onglet « emplacement dans ce document » car on part du principe qu’on lie deux cellules du même classeur mais de feuilles différentes.

On sélectionne la feuille dans référence de cellule dans laquelle est l’information à afficher par le lien et en haut dans « texte à afficher » on change le nom de la cellule qui permet d’identifier l’information.

On clique sur « Ok » pour valider.

Lien vers un autre classeur[modifier | modifier le wikicode]

Il faut suivre les mêmes étapes que la partie « Lien vers un site internet » dans la sous partie « affectation d’un lien », jusqu’à l’affichage de la boite de dialogue.

Ensuite il faut sélectionner « fichier ou page web existante », et rechercher le document à lier dans la liste ou copier/coller la destination dans « adresse » en bas de boite de dialogue.

On peut renommer le lien de la cellule dans « Texte à afficher », validez en appuyant sur entrée.

Quand vous cliquerez sur le lien, cela ouvrira le fichier.

Lien vers la messagerie[modifier | modifier le wikicode]

Après avoir inscrit un nom ou un nom de société dans une cellule, sélectionner la cellule, cliquer dans l’onglet « insertion » sur lien hypertexte,  la boite de dialogue s’affiche il faut cliquer en bas à gauche sur « adresse de messagerie » et saisir l’adresse dans « Adresse de messagerie » pour ensuite valider par « Ok ».

En cliquant sur l’adresse une fenêtre Outlook s’ouvrira.

VII) Les liaisons par le collage:[modifier | modifier le wikicode]

On souhaite copier et coller une cellule dans la même feuille, une autre feuille ou un autre classeur tout en gardant la cellule de référence.

On copie le contenu de la cellule de départ et on colle dans une autre cellule en faisant clique droit et en sélectionnant  « collage avec liaison »

This file is used for the lesson of the "liaison".

VIII) La mise à jour des liaisons Excel:[modifier | modifier le wikicode]

Lorsque l’on créée des références externes (liens), l’on peut contrôler si elles sont toujours à jour et à quel moment. Si la valeur d’une cellule a été modifiée, Excel ne recherchera pas la nouvelle valeur à moins de lui en faire la demande.

a) La mise à jour des liens en relation avec d’autres classeurs :[modifier | modifier le wikicode]

Quand les classeurs de destination (lié au classeur source) et sources (autres classeurs) sont ouverts en simultané, la mise à jour des liens se font automatiquement.

Quand un classeur de type destination est ouvert mais que le classeur de type sources n’est pas ouvert, Excel demande une autorisation pour mettre à jour les liens.

La mise à jour peut se faire manuellement si la demande ne s’affiche pas et donc mettre à jour seulement les liens qui vous intéressent.

b)La mise à jour manuelle des liens dans un classeur :[modifier | modifier le wikicode]

  • 1)    Fermez tous les classeurs. Si un classeur de destination est ouvert et tous les autres fermés, la mise à jour sera inégale.
  • 2)    Il faut ouvrir le classeur contenant les liens.
  • 3)    Pour mettre à jour les liens de la barre de confidentialité, cliquez sur Options, puis sur Activer le contenu.

c)Mettre à jour manuellement certains liens dans d’autres classeurs :[modifier | modifier le wikicode]

Les deux premières étapes sont les mêmes que précédemment.

  • 3)     Dans l’onglet « Données » et dans la rubrique « connexions », cliquez sur Modifier les liens d’accès puis « mettre à jour les valeurs »

IX) Pour aller plus loin : Les liaisons par macro VBA[modifier | modifier le wikicode]

Pour une liaison avec 2 classeurs:

Etape 1 : Ouvrir un fichier ->  [modifier | modifier le wikicode]

This file is used for the lesson of the "liaison".

Etape 2 : Effectuer un lien entre les deux classeurs ->[modifier | modifier le wikicode]

This file is used for the lesson of the "liaison".

Ou alors remplacer R9C1 par le nom d’une cellule:

This file is used for the lesson of the "liaison".

ActiveCell.FormulaR1c1 = "=Paris.xlsm!ICI"

Attention, si le fichier n’est pas ouvert cette macro ouvrira une fenêtre pour demander l’emplacement du fichier « Paris ». Une fois le fichier « Paris » sélectionner, la macro prendra la cellule demandé soit :

-         Dans La feuille 1 la cellule A9

L’utilité est de pouvoir reporter tous les totaux dans un autre classeur en ayant juste a appelé le nom de la cellule dans la macro (par exemple on remplacerait le nom « D9 « par « Total1 »,et « K10 » par « Total2 », alors la macro nous rapporterait le « Total 1 » dans A1 et le « total2 » en A2 du classeur 2

Etape 3 : Mettre à jour les fichiers ->[modifier | modifier le wikicode]

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Etape 4 : Supprimer les liens ->[modifier | modifier le wikicode]

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Les données sont maintenant collées en tant que valeurs, et ne seront plus modifiées.