Pilotage du changement/Place des acteurs dans le changement d'un SI
Les acteurs
[modifier | modifier le wikicode]L’introduction d’un nouveau système d'information conduit à la définition des nouveaux rôles (différents et complémentaires) des acteurs du projet. Les acteurs principaux (par exemple les contrôleurs de gestion, les responsables comptables, les responsables informatiques ou encore les responsables personnel) pourront temporairement jouer des rôles déconnectés de la place qu’ils occupent normalement dans l’entité. Plusieurs types d’acteurs participent à un projet de développement de système d’information.
Le Maître d’ouvrage (MOA)
[modifier | modifier le wikicode]C’est la personne qui assure la bonne gestion du changement de manière prospective et curative sur son patrimoine. Il établit la programmation des opérations nouvelles pour lesquelles il doit raisonner en coût global sur la durée de vie du patrimoine. Le maître d’ouvrage peut également confier la conduite d’opération à un prestataire (on parle alors d'Assistance à Maîtrise d'Ouvrage ou AMOA[1]). Le Maître d’ouvrage doit obligatoirement définir clairement ce qu’il veut et contrôler la réception de ce qui lui est livré. Il utilise pour cela un dossier de définition des besoins (ou DFB) qu'il transmet au maître d'œuvre afin d'être traduit en cahier des charges. Souvent, dans le cadre d'un gros projet, le maître d'ouvrage peut initier le projet à travers un dossier d'expression des besoins (ou DEB) en amont de la DFB (qui est plus détaillée) permettant d'obtenir du maître d'œuvre une étude de faisabilité ainsi qu'un macro chiffrage. Ces éléments lui permettent de consolider le lancement du projet en cadrant les attentes de toutes les parties et en inscrivant le coût prévisionnel du projet à son budget
Le Maître d’œuvre (MOE)
[modifier | modifier le wikicode]C’est la personne qui est chargée de traduire en termes techniques les besoins du maître d’ouvrage et de les faire réaliser (conception des cahiers des charges, passation des marchés et rédaction des contrats, surveillance des travaux et des prestations, réception des ouvrages...). Il doit respecter les objectifs et les contraintes imposés par le MOA afin de coordonner la réalisation et de proposer la réception. Sa mission est définie par le biais d’un contrat conclu entre lui et la MOA. Il est accompagné d’une équipe de projet composée du chef de projet, du concepteur et du développeur. .
Le chef de projet
[modifier | modifier le wikicode]Le Chef de projet est responsable de l’ensemble du projet, il veille au bon avancement du projet. Il a la charge d’une bonne gestion du groupe et des individus, il pilote la production des livrables pour un achèvement en temps et en heure. Il participe à la gestion du changement. Il constitue une équipe, l’anime et maintien la cohésion. La satisfaction qu’un acteur retire de son activité sur le projet est la plus puissante des moteurs. Il cherche à ce que chacun se sente gratifié par le travail accompli : c’est une excellente approche managériale. L’estimation de la charge affectée doit être négociée avec celui qui va accomplir la tâche correspondante.
Le concepteur, le développeur, l'intégrateur, l'éditeur
[modifier | modifier le wikicode]Le concepteur ou intégrateur conçoit le futur système. Le développeur développe ou prototype les programmes du futur système. Ils sont les producteurs de l’équipe. Ils sont assistés par d’autres acteurs occupant des rôles fonctionnels. L'éditeur quant à lui possède une solution technique existante qu'il sera amené à paramétrer pour répondre aux besoins exprimés par le maître d'ouvrage et traduits par le maître d'œuvre.
Les parties prenantes
[modifier | modifier le wikicode]- L’utilisateur final va utiliser les transactions et les éditions du futur système dans son travail au quotidien.
- L’utilisateur gestionnaire est un opérationnel qui a des responsabilités d’encadrement, il utilisera le futur système pour obtenir des informations permettant de prendre des décisions de gestion.
- L’utilisateur décideur a le pouvoir de modifier les règles du système de gestion, pour utiliser au mieux les possibilités technologiques, sa responsabilité est de prendre des décisions sur l’évolution des règles de gestion.
La participation des utilisateurs
[modifier | modifier le wikicode]La participation des utilisateurs au développement du projet permet le transfert à l’équipe de projet d'une connaissance sur un domaine, un système de gestion ou une organisation existante. La participation des utilisateurs facilite l’utilisation future du système d’information par l’utilisateur final. C’est un moyen pour que les changements soient acceptés positivement par les utilisateurs finaux. On peut obtenir l’engagement de l’utilisateur pour qu’il utilise le système efficacement s’il contribue à sa mise en place.
La participation des utilisateurs à la prise de décision peut faciliter le processus de prise de décision de plusieurs façon, en effet le système de gestion devant être pensé et repensé, des choix importants de conception qui auront un impact sur le système d’information, la participation des utilisateurs est nécessaire car ils apportent des solution stratégiques qui ne relèvent pas du domaine des informaticiens.
Dans les situations où les décisions sont difficiles à obtenir, la participation peut faciliter l’obtention de décisions sur des points de conception et d’organisation. Il s’agit de faire en sorte que les choix soient faits par ceux qui mettront en œuvre le futur système d’information. La participation permet de réduire la crainte du risque ressenti par l’utilisateur, en donnant aux décideurs une meilleure connaissance du projet et en offrant des possibilités d’échanges avec d’autres acteurs. La participation peut enfin provoquer un changement de comportement des utilisateurs. La participation active aux taches d’alimentation du système d’information et aux décisions peut modifier les comportements sont entre groupe d’utilisateurs, soit en rendant possible une autre organisation.
