Introduction aux diaporamas avec POWERPOINT/Les différentes étapes de la conception d'un diaporama

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Les règles de base

La règle essentielle peut se résumer de la façon suivante : une image, une idée ==> une seule diapositive. Plusieurs idées sur une même diapositive troublent l'auditoire, une seule exception à cette règle dans le cas ou deux informations doivent être comparées. Une diapositive comporte toujours un titre et un numéro, il est conseillé de la dater et éventuellement y indiquer le lieu de présentation.

Le contenu

Afin de réussir un exposé avec un logiciel de présentation tel que POWERPOINT, il est indispensable de préparer un léger cahier des charges (style QQQOCP)qui permettra de cerner son contenu et son public :

• cibler ses auditeurs (collègues, clients, fournisseurs, directeurs, élèves....)
• choisir le type de présentation (réunion, présentation d'un produit, compte-rendu de résultats...)
• élaborer un plan c'est-à-dire ordonner et titrer chaque idée sur une diapositive différente
• définir le contenu de chaque diapositive
  • en collectant les informations nécessaires via des données personnelles ou via des sources externes internet, intranet...
  • en utilisant un vocabulaire simple et concis
  • en formatant chaque phrase pour qu'elle soit percutante et positive
• procéder à la présentation du diaporama en respectant les temps standards
  • une diapositive doit être comprise en moins de 30 secondes
  • un diaporama de 30 minutes devrait comporter entre 15 et 30 visuels (suivant l'importance de chaque contenu de diapositive)

Le texte

Afin de permettre au public de lire clairement les visuels, l’utilisation d'une police adaptée ainsi qu'une taille de caractère suffisante est de rigueur. La police doit rester la même sur tous les visuels. Le texte doit être concis, ne pas rédiger de phrases complètes (uniquement s'il s'agit de définition) et ne pas insérer de point en fin de phrase. On utilisera plutôt des majuscules pour le titre et des minuscules pour les autres informations. Il convient de relire son texte ou le passer au correcteur afin d’éviter les fautes d'orthographe qui diminuent la crédibilité de l'intervenant.

Les images

La présentation sera plus expressive si elle est agrémentée par des images, des photos, des dessins, des graphiques, des schémas, des cartes, voire de vidéos (si les images/photos ou vidéos proviennent de sources extérieures attention au copyright et pensez à citer les sources). Les images doivent être nettes et en adéquation avec l’idée que l’on veut dégager.

Le masque de diapositives

Afin de mettre en valeur les diapositives, vous pouvez y ajouter un arrière-plan. Cette arrière-plan peut provenir de la présélection standard POWERPOINT (plusieurs dizaines de modèles disponibles), ou d'un téléchargement ou encore de votre création. Il est conseillé d’utiliser un arrière-plan unique pour toutes les diapositives. Le texte doit rester lisible. Privilégiez une harmonisation des couleurs (arrière-plan/texte) afin de ne pas agresser visuellement votre public.

Les animations

En ajoutant des animations à vos diapositives, vous rendez votre présentation plus dynamique. Des précautions sont à prendre concernant ces animations : le minutage, le déclencheur (automatique ou manuel) la chronologie des enchaînements sont autant d'éléments à prendre en compte afin que vos animations soient harmonieuses et cohérentes.

• Le volet animation de la barre d’outils vous offre une multitude d'animations comme les mouvements d'apparition, les mouvements d'emphase, les mouvements de disparition et les mouvements liés à la trajectoire.
• Le volet options d'effet permet d'ajouter des effets aux animations (zoomer, rétrécir...). Nouveauté POWERPOINT version 2013, le volet options d'effet comporte une partie séquence qui permet de fractionner les effets sur un objet censé former un bloc exemple : sur un diagramme circulaire, on peut ajouter un effet sur les différentes portions formant le diagramme.

La sélection du thème

Sélectionnez dans la barre d’outils l'onglet FICHIER puis aller à l'option NOUVEAU. Vous obtiendrez une multitude de modèles en fonction de l’objet de votre présentation :

• Création d'album photo
• Création de diaporamas professionnelles
• Création de calendrier
• Création de graphiques et de diagrammes
• Création de présentation portant sur le thème de la nature

Vous pouvez également concevoir votre thème toujours dans l'onglet FICHIER sélectionnez l'option NOUVEAU puis sur l'option nouvelle présentation qui vous offrira un diaporama vierge.

La saisie du titre

Une fois votre thème sélectionné, vous verrez apparaître des cadres déjà disposés destinés à l'ajout de titre et sous-titre. Si vous n'aimez pas être limité vous pouvez supprimer ces cadres en vous positionnant sur les bordures et à l'aide de la touche supprimer les cadres disparaissent. Vous pouvez ajouter votre titre en cliquant sur l'onglet INSERTION sélectionnez l'option ZONE DE TEXTE et positionnez votre zone de texte à l'endroit désiré.

La disposition des diapositives

Dans l'onglet accueil, l'outil DISPOSITION vous permet de modifier la présentation de la diapositive sélectionnée et les transformer en :

• Diapositive de titre
• Diapositive de titre et de contenu
• Diapositive de comparaison....

L'insertion d'objets

Il est possible d'insérer dans chaque diapositive des objets de toutes sortes :

• Pour ajouter du texte : remplir le cadre prévu à cet effet AJOUTER DU TEXTE, ou encore ajouter du texte avec l'option INSERER PUIS ZONE DE TEXTE et placer sa zone de texte à l'endroit .
• Pour ajouter une image : dans le cadre CLIQUEZ POUR AJOUTER DU TEXTE qui apparaît sous votre titre vous pouvez distinguer au centre 6 icônes. Faites glisser votre souris sans cliquer sur les icônes et vous verrez apparaître des étiquettes avec le nom de ces icônes. Ainsi avec cette fonction vous pourrez :
  • Insérer un tableau
  • Insérer un graphique
  • Insérer une image locale
  • Insérer une image en ligne
  • Insérer une vidéo (c'est une nouveauté sur POWERPOINT 2013)
• Pour insérer un dessin : allez sur l'onglet ACCUEIL puis sélectionnez le ruban DESSIN vous trouverez une série de forme qui vous permettrons de dessiner ce que vous désirez. Ces formes peuvent être modifiées à volonté. Pour cela se positionner sur les bordures de l’objet sélectionné et cliquez deux fois sur celle-ci, vous verrez apparaître un ruban INSERER DES FORMES :

Sélectionnez l'option MODIFIER LA FORME puis MODIFIER LES POINTS. Vous verrez apparaître des points sur votre forme, manipulez ces points avec votre souris jusqu'à l'obtention de la forme désirée.

• Pour insérer une nouvelle diapositive : en passant par la touche de raccourci : Appuyez la touche Ctrl en bas à gauche de votre clavier puis la touche M ou en utilisant l'onglet FICHIER sélectionnez Nouvelle diapositive.
• Pour insérer la date et le numéro de page : sélectionnez l'onglet Fichier puis rendez-vous sur le ruban Texte cliquez sur l'option En-tête/Pied. Une boîte de dialogue En-tête/Pied apparaît : cochez les options désirées (date et heure, langue, numéro de diapo, pied de page).
• Pour insérer du son : sélectionnez l'onglet Fichier puis rendez-vous sur le ruban Média cliquez sur le menu déroulant qui vous permettra d'insérer :
  • Un son venant du WEB
  • Un son provenant de ses ressources locales
  • Un son enregistré en direct